「仕組み」仕事術 | 住まいの恋人目指して奮闘中✌

今回は「「仕組み」仕事術」という本をご紹介します。
かなり前の本ですが、読み返して「あっ、やっぱり仕組み化って大事だな～」と思ったので、ご紹介します☺

一日に何度も同じ作業することはないですか？
メールにしても、見積もり作成にしても、ブログにしても。

同じ事をする際は、「仕組み化」するのが大事です。
するかしないかで、一日の作業効率が全然違います。

他の人と作業を比べて、自分は遅いなと思ったら、仕組み化されていないのが原因かもしれません。
ぜひ仕事効率化したい方は最後まで呼んでください☺

オススメの人

・新入社員の方
・仕事を効率化したい方
・単純作業が多い方

すぐに実行できる3つのポイント

1.仕組みを作る
2.周りの力を借りる
3.新しい何かを生み出す

1.仕組みを作る

冒頭でもお話しましたが、一日に何度同じ作業をしていますか？
私は多かったら10回くらいします。

例えば「メール」です。
同じ人にメールを打つ際、同じ事を何度も打っていませんか？

＊＊＊
株式会社〇〇　△△　□□様
お世話になっております。

表題の件です。
＊＊＊

こんな感じです。
この作業を一日に何度もしていませんか？

仕組みを作っていれば、コレが一瞬でできます。
この場合はユーザー登録ですね。

ユーザー登録が何か分からない方はググってみてください！
すぐでてきます。

株式会社〇〇　△△　□□様を「△△様」と登録しておきます。

すると△△様と入力すると予測変換に「株式会社〇〇　△△　□□様」が出てきます！

今まで全部打つのに20秒かかっていたのが、5秒で打つことができます。

1日10通メールを送っていたら、15秒×10通＝150秒
一日2分30秒の時間効率化です。

20日で3000秒　50分になります。
1年間で600分　10時間の削減です。

社員が50人いたら、500時間の削減です。

知っているか　知らないかだけでこれだけの差がでます。

他にもチェックシートも有効です。
・打ち合わせのチェックシート
・掃除のチェックシート
・社内ミーティングのチェックシート

毎回同じ事をするのに、1からやり始めていると時間がかかりますし、抜けも発生します。
それを防ぐ為に、各シュチュエーションでチェックシートを作成して活用するのが良いです。

2.周りの力を借りる

自分一人では継続することは難しいです。。。
だって、にんげんだもの。

人間ってどうしても楽な方に進んで行くので、目標を決めたとしてもだれてしまいます。。
その時に誰かと一緒に目標を決めて行動したり、周りの人に目標を公表すると「私、言ってしまったからやらないと。。。」
となります！

私も実践していました。
1日１つニュースやディスカッションしたい事をピックアップして、友達とアウトプットしていました。
スプレットシートで共有できるようにして、相手がやっていなかったら注意してを繰り返しやっていました。

・中国版アプリ制限を提言へ　メリット　デメリットは？
・東京の公立高校でツーブロック禁止　それに対する意見は？
・銭湯ビジネスで勝てる見込みは？等々

1人でやるより、2人でやった方が知見も広がるので、ぜひ皆さんもやってほしいですね。

3.新しい何かを生み出す

優秀な人には仕事を与えすぎない。と紹介されています。

仕事をしているとどうしても、空き時間や暇な時間が出てくる時があるかと思います。
その時間を有効活用できるか、できないかが優秀かそうでないかに別れます。

一般人は暇な時間は暇で終わるが、優秀な人が暇になると「新しい何かを生み出す」

いわゆる「0→1」「1→100」です。
マニュアル通りにやるのではなくて、こうした方が効率が良いのでは？　これがあった方が皆が楽になるのでは？
と考えます。

営業マンで言うと1人で1億売るより、自分は8000万を売って、下の部下5人が5000万をコンスタント売上げてくる仕組みを作った方が、会社的には確実に良いですよね。

まとめ

仕組み化の良い所は　抜け　もれ　だぶりを無くせるのと、時間の効率化です。
1分かかっていたものを、10秒で済ませれたり、毎回のチェックが楽になります。

普段の生活でも意識していないだけて、仕組み化できる事はたくさんあります。

1日を通して、これは無駄だなぁ〜　同じこと何度もしているなぁ〜　と感じている事を仕組み化できないか考えてみてください！
無意識のうちにやってしまっています。

必ず良い方向にに進みます☺

書籍情報

・作者泉　正人
・出版日　2008年3月15日
・定価 ¥1,300-
・頁数 171
・目次

STRUCTURE 1　「仕組み」があなたの仕事を変える

STAGE 01　なぜ「仕組み」が必要なのか
STAGE 02 「仕組み化」が必要な仕事と、そうでない仕事
STAGE 03　自分の仕事に「仕組み」をつくる
STAGE 04 「仕組み」でチームを動かす
STAGE 05　続ける「仕組み」をつくる
STAGE 06 「仕組み」仕事術・3つの黄金ルール

STRUCTURE 2　　「作業系」の仕事を徹底的に効率化する

STAGE 01　チェックシーとを徹底活用しよう
STAGE 02　仕事の内容と手順をチェックシート化する

STRUCTURE 3　あらゆるタスクを一元管理する

STAGE 01　データ管理の基本をおさえよう
STAGE 02　TO DOリストを使って、あらゆるタスクを一元管理
STAGE 03　一日かかっていた仕事が2時間で終わる！「考えない」仕事術
STAGE 04　メール処理に「仕組み」をつくる
STAGE 05　情報収集も「仕組み化」しよう

STRUCTURE 4　　「仕組み」で考える人はこうしている“7つの習慣“

STRUCTURE RAST 「仕組み」仕事術が目指すもの

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