「マニュアル」をナメるな！　職場のミスの本当の原因

今回は「「マニュアル」をナメるな！　職場のミスの本当の原因」という本をご紹介します。

マニュアルって皆さん見ますか？？
会社でのマニュアル
・勤怠
・朝礼
・営業の仕方

取扱説明書
・洗濯機
・テレビ
・Wi-Fi

長年使われているからそれが良い。と言うわけでもありません。

また長文であれば、全てを読まれる割合は下がってきます。

会社や業種によっては、3年前と同じマニュアルを使っているのもどうかと思います。

ましてや、ベンチャー企業なら日々変更　更新だらけなので、マニュアルも都度生まれ変わります。

ただ、しっかりとしたマニュアルがあれば業務改善になるのも間違いないです。

しっかりとしたマニュアルなのか、そうでなければどうすれば良いのか。しっかり見極めて精査しましょう！

目次

・オススメの人
・すぐに実行できる3つのポイント
・まとめ
・書籍情報
・Amazonの聞く読書

オススメの人

・若手社員の方
・仕事を効率化したい方
・事務作業に時間がかかる方

すぐに実行できる3つのポイント

1.マニュアルを知ろう
2.断言する
3.身の回りで一つ作成してみる

1.マニュアルを知ろう

マニュアルとは・・・
「作業に携わる読み手が、自分の要望に応じて、正しく状況を判断し、間違えずに操作ができるようにするため、情報を与えること」

もっと簡単に言うと、「誰が見てやっても、同じクオリティーになる」です。

Aさん　Bさんがいたとします。

Aさんはバリバリの営業マンで営業成績も良いです。
ただ、事務処理には少しかけている部分があります。

Bさんは新卒でまだまだ会社に馴染めていないが、丁寧に一つずつこなすタイプです。

この二人がいたとして、マニュアルを見たとしたら、どちらも同じ仕上がりにならないといけないです。
Aさんに抜け漏れがあるなら、そこを補って抜け漏れが無い仕組みに作り替えることが必要です。

PC系のマニュアルであれば、ブラウザを起動してURLを貼り付けて、、、
って結構複雑になるじゃないですか。

文章だけで分かる人もいれば、そうでない人もいます。

であれば、図解を入れてやる等。
年配の人程、PC作業が苦手です。

分かりやすいように作ろうと思うと図解　改行　分かりやすい文字等を意識します。

また別の話で、例を考えると・・・
たとえば

昨日までは特に好調でもなかった投資がここにきて急激に伸び始めた。恐らく理由は周りの世界情勢のせいだ。さっきまで右肩上がりだったが徐々に落ち始めているので売ろうか売らないかまよいどころだ。
このまま明日までこの調子で伸びてくれる事を信じてこのまままとう。

どうでしたか？
この文章

こうなると読みやすいはずです。
昨日までは特に好調でもなかった投資が、ここにきて急激に伸び始めた。

おそらく理由は周りの世界情勢のせいだ。

さっきまで右肩上がりだったが、徐々に落ち始めているので、売ろうか売らないかまよいどころだ。

このまま明日まで、この調子で伸びてくれる事を信じてこのまままとう。

さらにこんな写真まであると、イメージがとてもしやすいです。

 

人間は言葉でリスクを伝えられても、表面的に理解するだけで、自分にも起こりうることだとまで深刻に考えない。
危険な作業のマニュアルなら残酷なビジュアルも使うことも必要です。

2.断言する

マニュアルの基本は「断言」する事。
マニュアルってその会社や商品の仕組みそのものなのに、曖昧では元も子もない。

〇〇の作業の後には▼▼をした方が良いと思います。

思います。なんて絶対書いてはいけないです。
これは普通の文章やプレゼンでも同じですが、何にでも言い切りが大切だ。

〇〇だと思います。
〇〇しようと思っていました。
〇〇なんじゃないですか。

全部やれ！笑

本書で紹介されていた話ですが、野球チームの監督が、「カーブに注意しろ！」と言ったとします。
注意ってなんなん。ってなりませんか？

打者がカーブに注意して見逃し三振したら、ほら!注意しろって言っただろ。となります。

打者がカーブに注意して出塁できたとしたら、ほら!注意しろって言ったおかげだろ。となります。

どっちに転んでもよく言えます。

それじゃあ監督の意味ってあまりないですよね。
どうせいなら言い切って、失敗したら監督責任にして欲しいです。

マニュアルも同じですべての文章は断言する事が必要です。
曖昧な文章にしてはいけません。
なので、内容をよく知っている　ある程度の立場がある人間が書かないと威厳が保たれません。

3.身の回りで一つ作成してみる

自分の身の回りの事で、一つマニュアルを作成してみましょう。
ヒントとしては毎日同じような事をしていませんか？

何度も何度もする事は時間をかけずに、やる方法があるかもしれません。

マニュアル作成を積み重ねて行くと、使えるようなコンテンツができあがります。

例えば「ユーザー辞書登録」
毎日同じ言葉をパソコンでカタカタしていないですか？？

〇〇会社△△支店　◇◇様
これって一回ちゃんと打っていると、8秒くらいかかりますよね。
またタイプミスするとそれ以上かかります。

これを登録しておくと　△△　って打つと　〇〇会社△△支店　◇◇様　に変換する事が出来ます。
5秒の短縮です。

他にも
おはようございます→おは
よろしくお願い致します→よろ
郵便番号や住所　電話番号なども登録可能です。

ふとした瞬間にあれ？なんだったっけ　と思うことを登録しておくと便利です。

まとめ

いかがだったでしょうか？？

1.マニュアルを知ろう
2.断言する
3.身の回りで一つ作成してみる

今日ご紹介したのは、この3つ！
ぜひご活用ください。
早速試してくださいね～☺

マニュアルって割と軽視されがちですが、とても大事です。
マニュアルが一つあるだけで、若手社員がもっと内容理解に努める事が出来たり。

自分が上の立場になったら、ぜひ社内のマニュアルを見返してください。
まだまだ更新できる事がたくさんあるはずです！！

書籍情報

・作者      中田　亨
・出版日　2019年9月18日
・定価      ¥858-
・頁数      232
・目次
第1章　　 マニュアルの目的
第2章　　 マニュアルの文章作法
第3章　　 マニュアルのあり方
第4章　　 手順の全体構造
第5章　　 作業は「型から型へ」で組む
第6章 　　チェックは「節目で味見」を
第7章 　　作業の意味論

練習問題
問題1: 「ルールブック調マニュアル」を手順主義に書き直す
問題2: 消費税の軽減税率早見表をつくろう
問題3: センター試験問題配布ミス事故

「マニュアル」をナメるな！ 職場のミスの本当の原因 （光文社新書） [ 中田亨 ] 価格：858円（税込、送料無料) (2021/3/24時点) 楽天で購入

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